A. LATAR BELAKANG
Dunia internet semakin lama semakin berkembang karena manusia selalu mencari terobosan baru. Dalam perkembangan sebuah sistem informasi jarak jauh yang memberikan hak akses khusus bagi anggotanya sudah banyak yang menggunakannya. Sistem informasi akademik berbasis web pada SMP Negeri 1 Bajawa, khususnya dalam hal pengolahan data siswa, mulai dari memasukkan data (input), mengubah data dan menampilkan data (output). Sistem informasi ini memiliki fasilitas pelaporan nilai dan absensi siswa dari pengajar kepada bagian administrasi secara langsung. SMP Negeri 1 Bajawa salah satu sekolah yang belum memiliki sistem informasi ini dirasa sangat memerlukan sistem informasi akademik berbasis web guna memberikan kemudahan baik kepada pengajar dalam menginformasikan pelaporan keaktifan siswa. Dengan begitu proses pelaporan data, nilai dan absensi keaktifan siswa dapat diinformasikan dengan cepat.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi sangat diperlukan dalam dunia pendidikan khususnya yang menyangkut akademik kesiswaan. Sebagai contoh dengan adanya sistem informasi akademik berbasis web pada SMP Negeri 1 Bajawa ini sebagai sarana informasi bagi siswa dan pengajar mengenai pelaporan data nilai dan data keaktifan siswa dengan memanfaatkan sistem komputerisasi.
B. PERUMUSAN MASALAH
Dengan melihat latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “ Merancang dan membuat Sistem Informasi Akademik di SMP Negeri 1 Bajawa dengan berbasiskan web.”
C. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah membangun sistem informasi akademik berbasis web yang dapat digunakan sebagai salah satu fasilitas di SMP Negeri 1 Bajawa untuk penyajian informasi kepada siswa mengenai data nilai dan data absensi serta menyajikan informasi kepada user mengenai daftar pegawai, daftar pengajar, daftar kelas serta daftar jadwal mata pelajaran. Sistem informasi akademik berbasis web ini merupakan suatu sistem yang sangat penting untuk menunjang kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi tentang perkembangan pendidikan siswa. Jadi, manfaat dari penelitian bagi SMP Negeri 1 Bajawa sendiri yaitu sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di dalam suatu sekolah, terutama dalam hal ini adalah untuk penyajian informasi perkembangan pendidikan siswanya dengan baik dan benar serta informatif.
D. METODE PENELITIAN
Adapun metode pengumpulan data dan informasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Studi Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian dengan cara meneliti langsung ke lapangan atau lokasi penelitian guna melihat secara langsung hal-hal atau data-data yang berkaitan dengan materi yang dibutuhkan.
2) Studi Kepustakaan (Library Research)
Yaitu penelitian yang dilaksanakan berdasarkan data yang diperoleh dari teori-teori yang bisa didapat dari buku-buku penunjang yang berhubungan dengan topik yang diambil sebagai bahan pembanding atau dasar pembahasan lanjut, serta untuk memperoleh landasan-landasan teori dari sistem yang akan dikembangkan.
3) Internet
Merupakan sumber data dan informasi yang diperoleh dan didapat secara online yang berguna untuk menambah referensi dan sebagai perbandingan bagi penelitian kepustakaan dan dokumentasi serta literatur untuk mendapatkan data sekunder guna memperkuat argumentasi dan presentasi.
4) Analisa Data
Data yang diperoleh selanjutnya dianalisis untuk mengembangkan sistem yang ada dengan tujuan memperoleh hasil yang lebih baik lagi.
5) Desain
Merancang dan mendesain suatu sistem untuk menyajikan serta menyampaikan suatu informasi.
E. KERANGKA TEORI
1. System Informasi Akademik
1) Pelayanan
Menurut Munir (1991) pelayanan adalah aktivitas yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur, dan metode tertentu dalam rangka memenuhi kebutuhan orang lain sesuai dengan haknya.
Menurut Siagian(1998) pelayanan secara umum adalah rasa menyenangkan yang diberikan kepada orang lain disertai kemudahan-kemudahan dan memenuhi segala kebutuhan mereka.
2) Kualitas Layanan Sistim Informasi
Menurut Tjiptono (1998) kualitas pelayanan/ jasa adalah tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atas tingkat keunggulan tersebut untuk memenuhi keinginan pelanggan/ pengguna.
Menurut Payne (2000) menyatakan kualitas jasa berkaitan dengan kemampuan sebuah organisasi untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan/pengguna.
Layanan sistim informasi mempunyai karakteristik yang berbeda dengan jenis layanan yang lain. Perbedaan mendasar antara layanan Sistim Informasi dengan jenis layanan lainnya terletak pada lini produk layanan yang ditawarkan. Kunci keberhasilan dalam pemuasan pemakai layanan sistim informasi terletak bagaimana Unit Sistem informasi mengelola sumber daya manusia dan metodologi yang digunakan dalam pelayanannya. Pengelolaan factor-faktor tersebut dengan baik, akan menghasilkan suatu layanan Sistem Informasi yang handal, akurat, tepat waktu, efektif dan mampu memberikan kontribusi yang memadai bagi organisasi secara keseluruhan.( Soebiyantoro:2003)
3) Kepuasan Pengguna Jasa dan Kualitas Pelayanan
Kepuasan dalam situasi tertentu adalah kumpulan perasaan atau sikap seseorang dalam menghadapi berbagai faktor yang mempengaruhi situasi tersebut. Wannous dan Lawler (dalam Soebiayantoro :2003) mengatakan bahwa kepuasan (satisfaction) adalah kumpulan reaksi positif maupun negatif untuk set faktor. Perasaan seseorang harus ditempatkan disuatu tempat diantara suatu reaksi paling negatif dan reaksi paling positif .
Kepuasan dalam hal ini para pengguna jasa pendidikan terhadap pelayanan yang diberikan oleh organisasi yang didukung Sistem Informasi Akademik. Analisis kepuasan yang dilakukan ditinjau dari bagaimana para pengguna jasa pendidikan menerima pelayanan dan bagaimana mereka mendapatkan pelayanan tersebut, yaitu apakah mereka merasakan pelayanan yang berkualitas dan apakah pelanggan merasa puas. Jadi disini terdapat 2 hal yaitu pelayanan yang diharapkan dan pelayanan yang diterima. (Soebijantoro,2003)
Berbagai definisi diberikan untuk menjelaskan tentang jasa pelayanan, Pelayanan/jasa, adalah suatu perbuatan di mana seseorang atau suatu kelompok menawarkan pada kelompok/orang lain sesuatu yang pada dasarnya tidak berwujud dan produksinya berkaitan atau tidak berkaitan dengan fisik produk.
Definisi jasa adalah sesuatu yang dapat didefinisikan secara terpisah, tidak berwujud, dan ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan di mana jasa dapat dihasilkan dengan menggunakan benda-benda berwujud atau tidak. Dari batasan tersebut di atas dapat dikatakan bahwa jasa pelayanan adalah usaha atau kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan sesuatu yang tidak berwujud, namun dapat dinikmati. Keluaran dari usaha ini tidak dapat dilihat dan diraba. Dengan demikian, jelas bahwa pendidikan dapat dikategorikan sebagai suatu lembaga yang termasuk kategori pemberi pelayanan jasa, sehingga apabila ingin dilihat kinerjanya berasal dari mutu pelayanan yang dilakukannya.
Untuk memperkuat kenyataan tersebut, bahwa jasa yang diberikan kepada konsumen mengandung karakteristik:
Apabila diperhatikan batasan dan karakteristik yang diutarakan di atas, ternyata dunia pendidikan merupakan bagian dari batasan tersebut. Dengan demikian, lembaga pendidikan dapat dikategorikan sebagai lembaga pemberi jasa pada para konsumen, dalam hal ini mahasiswa sebagai pengguna jasa. Oleh karena itu, dalam tulisan ini mahasiswa sebagai pemakai adalah pelanggan dari lembaga pendidikan. Mereka inilah yang berhak memberikan penilaian memuaskan atau tidaknya lembaga pendidikan yang ditunjang Sistim Informasi Akademik.
4) Kualitas Layanan Sistim Informasi dan Teknologi Informasi
Layanan sistem informasi mempunyai karakteristik yang berbeda dengan jenis layanan yang lain. Keterikatan antara teknologi yang berkembang pesat, metodologi dan kemampuan penyerapan pengetahuan bagi pelaksana penyerahan pelayanan sangat erat. Kesulitan mengindentifikasikan kebutuhan pemakai, beragamnya tipe dan karakteristik pemakai layanan Sistim Informasi yang tidak mungkin dilakukan generalisasi, menambah kompleksnya layanan ini. (Soebiyantoro 2003).
Perbedaan mendasar antara layanan Sistem informasi dengan jenis layanan lainnya terletak pada lini produk layanan yang ditawarkan. Lini produk layanan Sistim Informasi merupakan pungsi lini dari Unit Sistim Informasi. Kunci keberhasilan dalam pemuasan pemakai layanan Sistim Informasi terletak pada bagaimana Unit Sistim Informasi mengelola sumberdaya manusia dan metodologi yang digunakan dalam pelayanannya. Pengelolaan factor-faktor tersebut dengan baik, akan menghasilkan suatu layanan Sistim Informasi yang handal, akurat, tepat waktu, efektif dan mampu memberikan kontribusi yang memadai bagi organisasi secatra keseluruhan.
Sedangkan untuk pengukuran kualitas layanan Sistim Informasi, kepuasan pemakai dapat digunakan sebagai ukuran tidak langsung bagi keberhasilan Sistim Informasi suatu organisasi. Menurut Cohen 1981 (dalam Soebiyantoro 2003), untuk mengukur kepuasan pemakai dengan baik diperlukan suatu instrument pengukuran yang tidak saja sesuai, tetapi juga mempunyai kualitas yang tinggi. Ada beberapa metode pengukuran kepuasan pemakai terhadap kualitas layanan Sistim Informasi, yaitu USISF, SERVQUAL dan penyesuaian USISF dan SERVQUAL.
a) USISF (User Satisfaction of Information System Function)
USISF merupakan metode pengukuran kepuasan pemakai terhadap layanan fungsi Sistim Informasi, yang dilakukan untuk sistem aplikasi tertentu. Leon 1986 (dalam Soebiyantoro 2003). Mengemukakan 13 item, yaitu; (1) Hubungan dengan staf Unit Sistem Informasi, (2) proses yang dilakukan untuk melakukan perubahan oleh Unit Sistem Informasi terhadap permintaan pemakai layanan Sistim Informasi, (3) tingkat pelatihan PDE yang disediakan, (4) emahaman pemakai tentang sistim yang digunakan, (5) partisipasi pemakai, (6) perhatian staf unit Sistem Informasi, (7) reliabilitas hasil keluaran, (8) relevansi hasil keluaran, (9) akurasi hasil keluaran, (10) ketelitian hasil keluaran, (11) komunikasi dengan staff Unit Sistim Informasi, (12) waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru, (13) kelengkapan hasil keluaran.
b) SERVQUAL (Service Quality)
Merupakan metode pengukuran kepuasan pemakai yang dikemukakan oleh Pasuraman. Metode ini lebih berifat umum, belum mengarah kepada layanan Sistim Informasi. Ada lima indikator yang dipakai, yaitu (1)reability, (2)responsive, (3)assurance, (4)empaty, (5) tangibles.
c) Penyesuaian Antara USISF dan SERVQUAL
Meruapakan metode yang paling sesuai untuk mengukur kepuasan pemakai terhadap layanan Sistem Informasi (Leon 1996 dalam Soebiyantoro 2003), dalam hal ini penulis mengambil 6 item pada USISF dan dan 2 item lagi pada SERVQUAL, item tersebut adalah; (a)relevansi hasil keluaran (USISF), (b)akurasi hasil keluaran (USISF), (c)responsive(SERVQUAL).
5) Sistem Informasi Akademik
Untuk membahas kajian tentang Sistim Informasi Akademik, maka berikut ini penulis mengutip beberapa pendapat ahli. Menurut Murdik(dalam Rahmadana dan Bijaksana 2002), sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur/ bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Penekanan terhadap pengertian sistem ini adalah kepada prosedur pencarian dan pengolahan untuk dioperasikan menjadi informasi untuk menghasilkan barang dan jasa sebagai tujuan.
Menurut Moekijat (dalam Rahmadana dan Bijaksana 2002), suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian yang dikemukakan ini juga kalau kita telaah pada dasarnya mengandung pengertian yang sama terhadap a[a yang telah diungkapkan oleh Murdick tentang sistem .
Untuk mengetahui pengertian informasi yang dalam hal ini penulis mengutip pendapat ahli,yaitu menurut Davis(dalam Arifin,2002)mengatakan data atau informasi merupakan kelompok teratur, studi yang mewakili kuantitas tindakan, benda dan sebagainya. Data berbentuk karakter yang dapat berupa alphabet, angka maupun symbol-simbol khusus. Data merupakan kelompok teratur yang refresentatif tidakan, barang/benda dan sebagainya. Mewakili kuantitas tindakan bias juga dimaksudkan bahwa data tersebut merupakan hasil laporan kerja yang disajikan dalam bentuk laporan dengan karakter kuantitas atau banyaknya kegiatan ataupun tindakan yang dilakukan dalam perusahaan. Data atau informasijuga dapat mewakili benda/barang yang disajikan dalam bentuk laporan (mewakili keadaan benda/jasa)
Sistim Informasi Akademik merupakan sumber daya yang terhadap segala sesuatu dalam bentuk informasi yang ada kaitannya dengan masalah-masalah akademik di kampus. Sistem Informasi Akademik selain merupakan sumber daya informasi di kampus, juga dapat digunakan sebagai sarana media komunikasi antara dosen dan mahasiswa, mahasiswa dengan mahasiswa dosen dengan pejabat kampus terkait dan siapa saja yang ada di lingkungan kampus tersebut. Karena menggunakan teknologi internet tidak hanya dilakukan dalam kampus saja tetapi diluar kampuspun bias dilakukan bahkan dimana saja di seluruh dunia ini asalkan ada sebuah computer yang terhubung dengan internet. Sistim Informasi Akademik adalah merupakan sistem informasi yang berbasis web yang bertujuan untuk membentuk Knowledge Based System yang dapat diakses internet, sebagai contoh macam informasi yang ada didalamnya adalah; (Arifin, 2002)
a. Berita, berisi informasi terbaru yang diterbitkan oleh lembaga pendidikan maupun informasi teknologi dari berbagai sumber berita.
b. Pendidikan, berisi informasi yang berkaitan dengan perkuliahan yang terdapat dilembaga pendidikan, misalnya kurikulum, Satuan Acara Perkuliahan(SAP), dosen, materi kuliah, Kerja Praktek, tugas akhir dan penelitian.
c. Komunitas, berisi tentang komunitas yang ada di lembaga pendidikan yang akan menginformasikan tentang Civitas Akademika misalnya Staff, mahasiswa, Alumni, bulletin dan lain-lain.
d. Data Personal, berisi Informasi yang berrhubungan dengan mahasiswa diantaranya;
1) Kartu Rencana Studi (KRS) sesuai dengan mata kuliah yang telah diprogramkan dalam satu semester
2) Kartu Hasil Studi(KHS) unruk mengetahui hasil yang telah dicapai selama mengikuti perkuliahan dan hasil evaluasi studi, sekaligus mengetahui indeks prestasinya
e. Jadwal Perkuliahan, yang berisi tentang jadwal kuliah, kegiatan mahasiswa, memonitor jadwal perkuliahan dosen, jumlah kehadiran dalam mengikuti perkuliahan
f. Perpustakaan, berisi tentang informasi buku melalui catalog online
g. Electronic Mail (Email), fasilitas ini untuk mengirim dan menerima surat/pesan sekaligus dapat dijadikan sebagai sarana atau alat diskusi antar mahasiswa, dosen bahkan karyawan dalam lembaga pendidikan.
2. Website atau Situs.
Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.
a) Unsur – unsur dalam penyediaan website atau situs.
Untuk menyediakan sebuah website, maka kita harus menyeediakan unsur-unsur penunjangnya, seperti halnya:
· Nama domain (Domain name/URL - Uniform Resource Locator)
Nama domain atau biasa disebut dengan Domain Name atau URL adalah alamat unik di dunia internet yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah website, atau dengan kata lain domain name adalah alamat yang digunakan untuk menemukan sebuah website pada dunia internet. Contoh : http://www.nama situs.com
Nama domain diperjualbelikan secara bebas di internet dengan status sewa tahunan. Setelah Nama Domain itu terbeli di salah satu penyedia jasa pendaftaran, maka pengguna disediakan sebuah kontrol panel untuk administrasinya. Jika pengguna lupa/tidak memperpanjang masa sewanya, maka nama domain itu akan di lepas lagi ketersediaannya untuk umum.
Nama domain sendiri mempunyai identifikasi ekstensi/akhiran sesuai dengan kepentingan dan lokasi keberadaan website tersebut. Contoh nama domain ber-ekstensi internasional adalah com, net, org, info, biz, name, ws. Contoh nama domain ber-ekstensi lokasi Negara Indonesia adalah :
· .co.id : Untuk Badan Usaha yang mempunyai badan hukum sah
· .ac.id : Untuk Lembaga Pendidikan
· .go.id : Khusus untuk Lembaga Pemerintahan Republik Indonesia
· .mil.id : Khusus untuk Lembaga Militer Republik Indonesia
· .or.id : Untuk segala macam organisasi yand tidak termasuk dalam kategori “ac.id”,”co.id”,”go.id”,”mil.id” dan lain lain
· .war.net.id : untuk industri warung internet di Indonesia
· .sch.id : khusus untuk Lembaga Pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan seperti SD, SMP dan atau SMU
b) Macam-macam situs web
Sebuah Website statik, adalah salah satu bentuk website yang isi di dalam website tersebut tidak dimaksudkan untuk di update secara berkala, dan biasanya di maintain secara manual oleh beberapa orang yang menggunakan software editor. Ada 3 tipe kategori software editor yang biasa dipakai untuk tujuan maintaining ini, mereka adalah :
1. Elemen 1 Penyunting teks. Contohnya adalah Notepad atau TextEdit, dimana HTML diubah di dalam program editor tersebut.
2. Elemen 2 WYSIWYG editor. Contohnya Microsoft Frontpage dan Macromedia Dreamweaver, dimana situs di edit menggunakan GUI (Graphical User Interface) dan format HTML ini secara otomatis di generate oleh editor ini.
3. Elemen 3 Editor yang sudah memiliki templat, contohnya Rapidweaver dan iWeb, dimana, editor ini membolehkan user untuk membuat dan mengupdate websitenya langsung ke server web secara cepat, tanpa harus mengetahui apapun tentang HTML. Mereka dapat memilih templat yang sesuai dengan keinginan mereka, menambah gambar atau obyek, mengisinya dengan tulisan, dan dengan sekejap mereka sudah dapat membuat situs web tanpa harus melihat sama sekali kode-kode HTML.
Sebuah website dynamic adalah website yang secara berkala, informasi di dalamnya berubah, atau website ini bisa berhubungan dengan user dengan berbagai macam cara atau metode (HTTP cookies atau Variabel Database, sejarah kunjungan, variabel sesi dan lain-lain) bisa juga dengan cara interaksi langsung menggunakan form dan pergerakan mouse. Ketika web server menerima permintaan dari user untuk memberikan halaman tertentu, maka halaman tersebut akan secara otomatis di ambil dari media penyimpanan sebagai respon dari permintaan yang diminta oleh user. Sebuah situs dapat menampilkan dialog yang sedang berlangsung di antara dua user, memantau perubahan situasi, atau menyediakan informasi yang berkaitan dengan sang user.
Ada banyak jenis sistem software yang dapat dipakai untuk meng-generate Dynamic Web System dan Situs Dynamic, beberapa di antaranya adalah ColdFusion (CFM), Active Server Pages (ASP), Java Server Pages (JSP) dan PHP, bahasa program yang mampu untuk meng-generate Dynamic Web System dan Situs Dinamis. Situs juga bisa termasuk di dalamnya berisi informasi yang diambil dari satu atau lebih database atau bisa juga menggunakan teknologi berbasis XML, contohnya adalah RSS. Isi situs yang statis juga secara periodik di generate, atau, apabila ada keadaan dimana dia butuh untuk dikembalikan kepada keadaan semula, maka dia akan di generate, hal ini untuk menghindari kinerjanya supaya tetap terjaga.
Plugin tersedia untuk menambah banyaknya feature dan kemampuan dari web browser, dimana, plugin ini dipakai untuk membuka content yang biasanya berupa cuplikan dari gambar bergerak (active content) contohnya adalah Flash, Shockwave atau applets yang ditulis dalam bahasa JAVA. Dynamic HTML juga menyediakan untuk user supaya dia bisa secara interaktif dan realtime, meng-update di web page tersebut (catatan; halaman yang diubah, tak perlu di load atau di reloaded agar perubahannya dapat dilihat), biasanya perubahan yang dilakukan mereka memakai DOM dan Javascript yang sudah tersedia pada semua Web Browser sekarang ini.
Seperti yang tertulis di atas, di luar sana ada beberapa perbedaan dalam penulisan dari terminologi website. Walaupun ¨Website¨ sudah secara umum dipakai, namun untuk Associated Press Stylebook, Reuters, Microsoft, Academia, dan kamus-kamus yang ada, penulisan yang mereka pakai adalah dengan menggunakan 2 kata, yaitu Web site. Hal ini karena ¨Web¨ bukanlah terminilogi umum, namun kependekan dari World Wide Web.
F. ANALISIS DAN DESAIN
1. Analisa Kebutuhan
a) Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Untuk kebutuhan hardware, penulis menggunakan satu unit PC (Personal Computer) dengan spesifikasi standar.
b) Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi akademik ini terdiri dari:
a. Sistem operasi Windows XP
b. Web browser seperti Internet Explorer, Mozilla atau web browser lainnya.
c. Macromedia Dreamweaver MX
d. Adobe Photoshop CS
e. MySQL 3.23.47
f. Web server Apache 1.3.23
c) Kebutuhan Antarmuka Pemakai (User Interface)
Antarmuka pemakai atau user interface adalah bagian penghubung antara program dengan pengguna. Pengguna akan berhubungan dengan server melalui sebuah program yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP.
d) Kebutuhan Input
Kebutuhan input dari sistem informasi akademik adalah sebagai berikut:
1) Data lengkap pegawai, data lengkap pengajar, data lengkap siswa, data kelas, data mata pelajaran, data jadwal mata pelajaran, data aspek penilaian serta data sarana dan prasarana sekolah.
2) Data nilai dan data absensi siswa berdasarkan mata pelajaran tertentu oleh pengajar.
e) Kebutuhan Output
Kebutuhan output dari sistem informasi akademik adalah sebagai berikut :
1) Informasi daftar pegawai, daftar pengajar, data lengkap siswa, daftar kelas, daftar sarana dan prasarana sekolah serta daftar jadwal mata pelajaran.
2) Informasi laporan data keaktifan siswa yang berupa data nilai dan data absensi yang dapat dilakukan oleh masing-masing siswa dengan melakukan login terlebih dahulu.
3) Laporan data nilai serta data absensi siswa dalam media kertas sebagai arsip manual pengajar dan bagian administrasi.
2. Metode Perancangan
Sistem informasi akademik berbasis web dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman web PHP serta database MySQL. Program ini berisi subsistem mulai dari input data lengkap siswa dan pengajar, pengolahan data nilai serta absensi siswa juga komponen lain yang mendukung program. Program ini digunakan sebagai sistem informasi akademik berbasis web pada SMP Negeri 1 Bajawa.
Sistem ini dibuat bersifat intern yang artinya pengguna program ini hanya kalangan tertentu yang memiliki hak akses terhadap program. Bagian-bagian yang dapat mengakses program ini adalah administrasi/administrator, pengajar dan siswa.
3. Gambaran Umum SMP Negeri 1 Bajawa.
a) Profil Singkat
Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Bajawa. diresmikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia terhitung mulai tanggal 02 September 1978 dengan nomor Surat Keputusan 0292/0/1978. Sekolah ini memiliki bangunan permanen dengan luas lahan 10.129 m2 yang terbagi dari luas halaman 4.534 m2 dan luas gedung seluruhnya 3.309 m2.
b) Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
SMP NEGERI 1 BAJAWA.
Garis Koordinasi
Garis Komando
Gambar : Struktur organisasi SMP Negeri 1 Bajawa
4. Hasil Penelitian Dan Pembahasan
a) Hasil Analisa Kebutuhan Masalah
Berdasarkan analisa kebutuhan masalah yang telah dibahas sebelumnya, system informasi akademik pada SMP Negeri 1 Bajawa. ini berguna sebagai sarana informasi mengenai SMP Negeri 1 Bajawa. Dalam sistem ini masalah yang difokuskan lebih kepada informasi mengenai laporan data nilai serta data absensi oleh pengajar kepada siswa bimbingannya secara online sehingga proses pelaporan data tersebut dapat cepat diinformasikan. Mengenai satuan kurikulum yang telah diuraikan sebelumnya yang berlaku di SMP Negeri 1 Bajawa. , maka dengan adanya perubahan kurikulum tersebut maka laporan yang diberikan oleh pengajar kepada siswanya lebih banyak dikarenakan sistem penilaian yang didasarkan pada aspek-aspek penilaiannya, tidak seperti tahun-tahun ajaran sebelumnya yang belum menggunakan sistem standar kompetensi sehingga materi pokoknya diujikan keseluruhan dan tidak berdasarkan pada aspek-aspeknya. Dengan dibangunnya sebuah sistem informasi akademik berbasis web yang berguna sebagai alat bantu pihak sekolah dalam penyampaian informasi kepada siswanya secara cepat, tepat dan uptodate, sehingga kinerja suatu pekerjaan dapat diwujudkan lebih maksimal.
b) Hasil Perancangan Sistem
Perancangan sistem dibedakan menjadi beberapa bagian yang sesuai dengan tahapan-tahapan yang diterapkan pada metode perancangan yaitu:
1) Context Diagram
Gambar : Context Diagram Sistem Informasi Akademik
Berikut penjelasan context diagram di atas :
o Administrator, seorang administrator melakukan input data ke dalam sistem serta melakukan update jika terdapat penambahan data baru. Seorang admin memiliki hak akses yang luas sehingga admin juga diberikan laporan data nilai serta data absensi siswa untuk dapat dicetak oleh admin sebagai arsip manual.
o Pengajar, seorang pengajar diberikan hak akses untuk menginput data nilai dan absensi siswa didiknya ke dalam sistem untuk kemudian dilaporkan secara online kepada siswa yang bersangkutan.
o Siswa, seorang siswa diberi hak akses untuk melihat laporan data nilai absensinya berdasarkan mata pelajaran dan pengajar tertentu yang telah diinput oleh pengajar dari mata pelajaran masing-masing dan telah diolah (processing) oleh system
2) Data Flow Diagram (DFD)
Penjabaran dari Data Flow Diagram: Administrator memegang peranan yang penting dalam menjalankan sistem informasi ini. Seorang administrator bertanggung jawab terhadap delapan proses awal dari sistem informasi ini. Berikut penjelasan dari proses-proses yang terjadi:
a. Proses 1 (Input Data Pegawai)
Administrator melakukan input data pegawai, kemudian tersimpan ke dalam tabel pegawai serta melakukan update jika terdapat penambahan pegawai baru. Data pegawai ini akan menjadi laporan berupa informasi untuk siswa maupun pengajar.
b. Proses 2 (Input Data Pengajar)
Administrator melakukan input data pengajar yang akan tersimpan ke dalam tabel pengajar serta melakukan update ataupun melakukan delete data pengajar tersebut. Seorang pengajar memiliki hak akses di dalam sistem ini yaitu untuk input data nilai serta data absensi dari siswa yang dibimbingnya.
c. Proses 3 (Input Data Siswa)
Administrator melakukan input, update atau delete data siswa yang disimpan dalam tabel siswa dan secara otomatis data siswa yang terdaftar memiliki hak akses dalam sistem informasi ini untuk melihat laporan data nilai ataupun data absensi siswa tersebut yang telah diinput oleh pengajarnya sesuai mata pelajaran berdasarkan pada aspek-aspek penilaiannya.
d. Proses 4 (Input Data Kelas)
Proses ini merupakan proses untuk menginput data-data kelas aktif yang akan disimpan ke dalam tabel kelas. Tabel ini befungsi untuk menampilkan data siswa yang dibaca melalui tabel kelas tersebut.
e. Proses 5 (Input Data Mata Pelajaran)
Administrator melakukan proses input data mata pelajaran yang nantinya akan tersimpan ke dalam tabel mata pelajaran. Data mata pelajaran tersebut akan dipakai dalam proses untuk menginput data jadwal mata pelajaran.
f. Proses 6 (Input Data Jadwal Mata Pelajaran)
Administrator melakukan proses input, update atau delete terhadap data jadwal mata pelajaran yang dibuat di setiap tahun ajaran. Data jadwal mata pelajaran tersebut akan tersimpan ke dalam tabel jadwal. Data jadwal mata pelajaran ini berperan untuk pengajar dalam proses menginput atau menampilkan data nilai dan data absensi siswa sesuai mata pelajarannya.
g. Proses 7 (Input Data Aspek Penilaian)
Administrator melakukan proses input data aspek penilaian dari suatu mata pelajaran. Data ini akan tersimpan ke dalam tabel aspek penilaian. Tabel aspek penilaian ini berperan dalam penginputan atau menampilkan data nilai siswa.
h. Proses 8 (Input Data Sarana dan Prasarana Sekolah)
Administrator melakukan input data sarana dan prasarana sekolah yang akan tersimpan ke dalam tabel sarana. Data ini nantinya berguna sebagai laporan informasi mengenai daftar sarana dan prasarana yang dimiliki sekolah kepada siswa maupun pengajar.
i. Proses 9 (Input Data Nilai dan Absensi)
Proses ini dilakukan oleh pengajar dengan melakukan input data nilai dan absensi siswa yang dibimbingnya berdasarkan mata pelajarannya ke dalam sistem berdasarkan data manual dilapangan. Data nilai yang diinput yaitu nilai rata-rata harian, nilai ujian tengah semester dan nilai ujian akhir semester berdasarkan pada aspek penilaiannya pada suatu mata pelajaran yang kemudian diolah oleh sistem sehingga menghasilkan nilai akhir pada semester yang sedang berjalan sedangkan data absensi yang diinput berdasarkan pada tiap pertemuannya. Data nilai dan absensi yang diinput oleh pengajar tersebut akan tersimpan ke dalam tabel kelas_n.
j. Proses 10 (Proses Daftar Laporan)
Proses dimana menampilkan laporan berupa informasi baik kepada pengajar maupun siswa mengenai daftar pegawai, daftar pengajar, daftar kelas, daftar sarana dan prasarana sekolah serta daftar jadwal mata pelajaran pada tiap-tiap kelas. Data-data tersebut diambil dari data yang telah masuk dalam database pada tiap-tiap tabel.
k. Proses 11 (Proses Laporan Nilai dan Absensi)
Proses ini menampilkan laporan data nilai dan data absensi siswa berdasarkan mata pelajaran dan pengajar dalam periode tertentu yaitu persemesternya. Laporan data nilai dan absensi ini diberikan untuk siswa, dimana seorang siswa memiliki hak akses untuk melihat laporan data nilai dan absensinya per semester berdasarkan mata pelajarannya dengan melakukan login terlebih dahulu. Laporan nilai dan absensi ini juga diberikan/dilaporkan kepada administrasi yang mana diberikan hak akses untuk mencetak laporan nilai dan absensi tersebut yang digunakan sebagai arsip manual.
Gambar : Data Flow Diagram Level 0 dari Sistem Informasi Akademik
3) Flowchart
a) Flowchart siswa untuk melihat data nilai dan data absensi
Gambar : Flowchart siswa untuk melihat laporan data nilai dan absensi
Penjabaran dari flowchart di atas:
Seorang siswa hanya memiliki hak akses untuk melihat data saja. Siswa harus melakukan login melalui formulir login terlebih dahulu. Apabila data password yang dimasukkan sesuai dengan data dalam database maka halaman siswa yang menginformasikan tentang data pribadi siswa akan dibuka.
Pada halaman tersebut terdapat beberapa link yang mengarah pada menu untuk melihat data nilai siswa dan data absensi siswa. Jadi setiap siswa hanya dapat melihat data nilai dan data absensi dirinya masing-masing. Setelah siswa selesai melihat informasi nilai atau absensi dirinya, siswa dapat melakukan logout untuk keluar dari halaman tersebut.
b) Flowchart pengajar untuk melakukan proses input data nilai dan absensi siswa
Gambar : Flowchart pengajar untuk input data nilai dan absensi siswa
Penjabaran dari flowchart di atas:
Tugas seorang pengajar dalam sistem ini adalah menginput data nilai dan absensi siswa untuk laporan ke bagian administrator. Tahap pertama, seorang pengajar harus melakukan login pada halaman formulir untuk login. Apabila data password yang diinputkan sesuai dengan data dalam database maka sistem akan mengarah pada halaman pengajar dengan membaca tabel jadwal.
Apabila password tidak sesuai dengan databaseyang ada pada tabel pengajar maka akan dialihkan ke halaman formulir login untuk mengulanginya. Data dari tabel jadwal tersebut digunakan untuk membaca data siswa yang ada di tabel kelas tertentu yang telah mengikuti mata pelajaran tersebut. Halaman pengajar menampilkan dua link, yaitu link data nilai siswa dan link data absensi siswa. Setelah proses selesai maka pengajar dapat melakukan logout untuk keluar dari halaman tersebut.
c) Flowchart administrator
Penjabaran dari flowchart di atas:
Administrator melakukan login dahulu untuk masuk ke dalam sistem. Apabila user ID dan password sesuai maka sistem akan mengarahkan pada halaman admin. Di halaman admin terdapat beberapa link yang berfungsi untuk menampilkan data pegawai, data pengajar, data siswa, data kelas, data jadwal mata pelajaran, data aspek penilaian serta data sarana dan prasarana yang semua link tersebut berguna sebagai fasilitas untuk menuju pada proses penambahan data, perubahan data atau penghapusan data karena seorang admin memiliki hak akses yang luas. Data tersebut kemudian dapat ditampilkan dalam bentuk tampilan cetak yang dicetak oleh adminstrator sebagai arsip manual.
Gambar : Flowchart administrator
c) Implementasi Perangkat Lunak
1. Batasan Implementasi
Batasan implementasi ini ditinjau agar pengguna dapat mengakses perangkat lunak dengan baik, batasannya adalah sebagai berikut :
o Segi hardware, PC (personal computer) dengan prosesor yang memiliki clock speed 400 MHZ dan RAM minimal 64 MB atau memiliki spesifikasi lebih baik.
o Segi software, menggunakan browser yaitu aplikasi untuk melihat tampilan halaman web.
2. Batasan Implementasi Ditinjau dari Server
o Segi hardware, PC (personal computer) dengan prosesor yang memiliki clock speed 1.8 GHZ dan RAM minimal 128 MB atau memliki spesifikasi lebih baik maka layanan akan lebih baik.
o Segi software, menggunakan sistem operasi Microsot Windows XP, Apache sebagai web server dan pemrograman script menggunakan PHP dan HTML.
3. Implementasi
Implementasi merupakan tahap dimana sistem siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya, dari sini akan diketahui apakah sistem yang dibuat benar-benar dapat menghasilkan tujuan yang diinginkan. Sebelum sistem diterapkan dan diimplementasikan, maka sistem harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan penulisan bahasa, kesalahan sewaktu proses atau kesalahan logika. Setelah sistem bebas dari kesalahan, sistem dites dengan membuka halaman-halaman yang ada.
a) Implementasi Database
Sistem informasi akademik berbasis web ini menggunakan MySQL sebagai Database Management System (DBMS). Diperlukan satu database yang diberi nama akademik serta tabel-tabelnya. Tabel-tabel database yang digunakan untuk penyimpanan data pada sistem informasi terdiri dari beberapa tabel. Berikut tabel-tabel database akademik yang diperlukan dalam penyelesaian sistem informasi akademik ini:
1. Tabel Pengajar
Tabel pengajar digunakan untuk menampung data-data lengkap yang berhubungan dengan pengajar.
2. Tabel Siswa
Tabel siswa digunakan untuk menampung data-data lengkap siswa.
3. Tabel Kelas
Tabel kelas digunakan untuk menampung data nama-nama kelas.
4. Tabel Kelas_n
Tabel kelas_n digunakan untuk menampung data suatu kelas tertentu yang mana berisi mengenai data absensi serta data nilai siswa berdasarkan mata pelajaran dan pengajar tertentu.
5. Tabel Jadwal
Tabel jadwal digunakan untuk menampung data jadwal mata pelajaran masing-masing kelas.
6. Tabel Mata Pelajaran
Tabel mata pelajaran berbeda dengan tabel mata pelajaran. Pada tabel mata pelajaran ini digunakan hanya untuk menampung data nama-nama mata pelajaran saja.
7. Tabel Aspek
Tabel aspek berisi data nama-nama aspek dari masing-masing mata pelajaran yang dipergunakan untuk penilaian.
8. Tabel Pegawai
Tabel pegawai digunakan untuk menampung data-data pegawai.
9. Tabel Sarana
Tabel sarana digunakan unruk menampung data-data sarana dan prasarana yang dimiliki oleh sekolah.
10. Tabel Administrator
Tabel administrator digunakan untuk menampung data administrator/administrasi, seperti nama, userid, dan password.
b) Implementasi Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik ini dibagi menjadi beberapa halaman. Dalam sistem informasi akademik ini terdapat halaman yang memiliki hak akses tersendiri. Berikut halaman yang ada pada sistem informasi akademik berbasis web ini :
1. Halaman Utama
Halaman utama merupakan tampilan yang pertama kali dilihat oleh pengguna. Pada halaman utama terdapat tujuh menu berupa link untuk mengakses halaman lain.
2. Halaman Profil
Halaman profil berisi informasi mengenai profil sekolah, kondisi tenaga pengajar dan tenaga administrasi, serta informasi kondisi siswa dan akademik.
3. Halaman Daftar
Halaman daftar menampilkan informasi data pengajar, data pegawai, data kelas, data sarana dan prasarana sekolah serta data jadwal mata pelajaran.
4. Halaman Denah
Halaman denah menampilkan denah dari SMP Negeri 1 Bajawa
5. Halaman Siswa
Halaman siswa ini hanya dapat di akses oleh siswa yang bersangkutan dengan melakukan login terlebih dahulu. Kemudian barulah siswa dapat melihat laporan nilai dan absensi dari siswa yang bersangkutan.
6. Halaman Pengajar
Halaman pengajar hanya dapat di akses oleh seorang pengajar. Hak akses yang diberikan kepada pengajar lebih luas dibanding siswa. Pengajar diberikan hak untuk menginputkan atau mengedit data nilai siswa serta data absensi siswa yang dibimbingnya. Masing-masing pengajar hanya dapat mengakses data kelas dan siswa yang dibimbingnya saja, oleh sebab itu setiap pengajar juga harus melakukan login terlebih dahulu.
7. Halaman Administrator
Seorang administrator memiliki hak akses yang paling luas dibanding user yang lain. Halaman yang paling awal yang akan diakses oleh administrator adalah halaman login.
Daftar Pustaka
Amsyah, Z. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum.
Departemen Pendidikan Nasional. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ke-3. Jakarta: Balai Pustaka.
Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: ANDI.
Jogiyanto, HM. 2001. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Hakim, L dan Musalini, U. 2004. Cara Mudah Memadukan Web Design dan Web Programming. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Moekijat. 2001. Sistem Informasi Komputer. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Nugroho, B. 2004. PHP dan MySQL dengan editor Dreamweaver MX. Yogyakarta: Gava Media.
Oetomo, BSD. 2002. Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Prihatna, H. 2005. Kiat Praktis Menjadi Webmaster Profesional. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Purbo, Onno W. 2000. Apache Web Server. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.
Simarmata, J dan Paryudi, I. 2001. Basis Data. Yogyakarta: ANDI.
Sutedjo, B dan Nugroho, M. A. 2000. Algoritma dan Teknik Pemrograman. Yogyakarta: ANDI.
Squire, E. 2002. Mendesain Sistem. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Tabratas Tharom Marta Dinata dan Xerandy. 2002. Mengenal Teknologi Informasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Wahid, F. 2002. Kamus Istilah TEKNOLOGI INFORMASI. Yogyakarta: ANDI.
Witarto. 2004. Sistem Informasi Manajemen Jilid Satu Edisi Ke-7. Jakarta: Prenhallindo.
bagus..
BalasHapusizin copas y,hee